Los controles de formulario e informe
Datos adjuntos y Marcos de objetos
Al igual que Access permite incluir imágenes en sus
formularios o informes, también permite la visualización e inclusión de
documentos que se han generado en otros programas (como archivos de Excel,
Word, PowerPoint, PDF's, etc.).
Existen dos formas de incluirlos:
1. Independiente a los datos de los registros, para incluir
objetos de caracter general, como un documento de ayuda sobre cómo utilizar el
formulario o informe. Para ello se utiliza el Marco de objeto independiente.
Aquí se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo
nuevo (en blanco) y modificarlo desde cero, o seleccionar la opciónCrear desde
archivo y se nos dará la opción de seleccionar un archivo ya existente. En
cualquier caso desde el listado podremos elegir eltipo de objeto que queremos
insertar, de los que Access admite.
Si activamos la casilla Mostrar como icono, el objeto se
mostrará como el icono de la aplicación que lo abre, por ejemplo si el objeto
es un archivo de Word, se mostrará con el icono del programa Microsoft Word.
Aunque siempre podremos pulsar Cambiar icono... si queremos asignarle una
imagen distinta a la que se muestra por defecto.
Si dejamos la casilla desmarcada, el objeto se mostrará con
una pequeña previsualización que podremos tratar como hacemos con el control
Imagen.
2. Dependiente a los datos de los registros, para incluir
documentos que están vinculados a un registro en concreto, como el currículum
de un determinado candidato a empleado, la foto de un cliente o de un producto,
etc. Para ello se puede utilizar el control Datos adjuntos o bien el Marco de
objeto dependiente. Vamos a ver las características de ambos.
El control más adecuado es Datos adjuntos, porque el tipo de
datos datos adjuntos es más flexible (permite introducir y gestionar varios
adjuntos en el mismo campo) y está más optimizado (los objetos OLE están
obsoletos porque funcionan de forma poco eficaz).
La principal propiedad de ambos (datos adjuntos y marco
dependiente) es el Origen del control, en que se especifica en qué campo de qué
tabla se encuentran los objetos.
Por lo demás, el marco dependiente comparte la mayoría de
propiedades con el marco independiente. Veamos cuáles son:
Tipo de presentación:
Escoge entre Contenido para previsualizar parte del archivo, o Icono para que
se muestre el icono de la aplicación encargada de abrir el archivo.
Activación
automática: Aquí podremos seleccionar el modo en el que queremos que se abra el
archivo contenido en el marco. Podemos elegir entre Doble clic, Manual y
Recibir enfoque.
Normalmente las dos últimas opciones requerirán de un
trabajo de programación adicional, pero al encontrarse fuera del ámbito de este
curso pasaremos a ver directamente la primera opción.
Si seleccionamos la opción Doble clic podremos abrir el
archivo haciendo doble clic sobre el control o, con este seleccionado, pulsando
la combinación de teclas CTRL+ENTER.
Activado: Selecciona
Sí o No. Esta propiedad permite que el control pueda abrirse o no.
Bloqueado: Si
cambiamos esta propiedad a Sí, el objeto se abrirá en modo de sólo lectura.
Podrá ser modificado, pero sus cambios no serán guardados.
Esta función es muy útil para mostrar información que sólo
queremos que sea leída. Nosotros como administradores de la base de datos
tendremos la posibilidad de acceder al objeto y actualizarlo a nuestro gusto.
Por último la
propiedad Tipo OLE nos indica si el archivo está siendo tratado como un archivo
vinculado o incrustado. Esta propiedad es de sólo lectura y se nos muestra a
título informativo, no podremos modificarla.
En un principio los archivos insertados mediante un Marco se
incrustan directamente en la base de datos para mayor comodidad. Sólo existe un
modo de que, al insertar el objeto, éste quede vinculado y es insertando un
archivo ya existente y activando la casilla Vincular.
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